Gimnasios (Cobro Gym).

Cobro Gym — el giro de gimnasios

Cobros con caja abierta: cobrar una membresía (alta o renovación) ahora exige la caja abierta — igual que la venta rápida. Antes, un cobro sin turno quedaba fuera de TODOS los cortes y el cajón traía dinero "de más" sin explicación. Registrar un socio o prospecto sin pago sigue libre.

Al crear la cuenta se elige el giro: Restaurante o Gimnasio. Un gym nace azul, sin mesas y con tipo de orden "Mostrador". Las pantallas de cocina/mesas/tipos de orden no existen para él; en su lugar aparecen Recepción, Socios y Check-in. Todo lo demás (cortes, empleados con PIN, bitácora, inventario, suscripción) es la misma plataforma.

Recepción — la pantalla del mostrador (el hogar del gym)

Una sola pantalla con TODO el día del mostrador — el cajero de un gym no necesita el POS (por eso el menú del gym ya ni lo ofrece: la sección "Mis pantallas / Abrir POS" es de restaurante):

• "¿Quién llega?" — la búsqueda grande siempre lista: nombre, teléfono o código. Un lector USB de QR apuntado aquí opera solo (teclea el código + Enter = check-in directo). Con la credencial de 6 dígitos tecleada + Enter, igual.
• La credencial digital: al elegir un socio aparece su tarjeta con la marca del gym (logo + color), su foto (si se la tomaron), el semáforo de vigencia, la barra que se agota (verde → ámbar → rojo según los días restantes), sus datos extra (CURP, credencial…), su última visita y su racha (días con visita esta semana).
• ✓ Check-in: registra la visita y muestra un splash de bienvenida a pantalla completa con el color del semáforo y la foto del socio — pensado para que se vea del otro lado del mostrador ("¡Bienvenido, Juan! · vence 09-ago · 4 días esta semana"). Si está vencido, la visita no se registra: el splash rojo dice "pasa a recepción para renovar" y ahí se cobra.
• Renovar: se elige el plan del catálogo y el plan pone el precio y los meses — no hay monto que teclear (¿promo u oferta? créala como un plan más en el catálogo: así nadie cobra de menos por un dedazo). Si el socio ya trae un plan del catálogo, sale pre-elegido — renovar lo mismo es cero toques. ¿Pagan mitad efectivo y mitad tarjeta? Toca ⇄ Dividir cobro y reparte el total entre formas de pago; cada parte cae a su método en el corte. Si aún no creas tus planes, la pantalla te dice dónde (Configuración → Planes de membresía, una sola vez). Si la caja está cerrada, avisa que el cobro no entrará al corte de un turno.
• Nuevo socio: alta exprés desde la misma búsqueda ("sin resultados → dar de alta"), con su primer pago opcional.
• Venta rápida (aguas, bebidas, suplementos): botones de un toque + método + Cobrar. Usa el mismo motor del POS (mismas órdenes, mismos cortes). Cobrar exige caja abierta, igual que el POS. El dueño fija qué botones aparecen con Fijar botones (compartidos con los favoritos del POS).
• Caja en el encabezado: chip verde (abierta) / ámbar (cerrada) — toca para abrir con fondo o hacer el corte (membresías incluidas, total del día, esperado en cajón). El corte siempre abre con datos frescos — lo que se cobró desde Socios u otra terminal ya viene incluido.
• Gastos y retiros: dentro del corte, "＋ Registrar entrada o salida de fondo" — sacaste $50 para garrafones, se anota con su motivo y el esperado se ajusta solo. Sin esto, un gasto legítimo aparecería como faltante.

Se me cerró la sesión (o se recargó la tablet) a media venta

No la perdiste. Al volver a entrar, arriba de los productos aparece un aviso: "Se quedó una venta a medias: N art. · $X — ¿la retomas?" con dos botones. Retomar te devuelve el ticket tal cual estaba —con sus extras, sus indicaciones para cocina y los precios que capturaste—; Descartar lo borra.

Te lo *preguntamos* en vez de cargarlo solo a propósito: la tablet es compartida, y si la sesión se cerró porque se dio de baja a un compañero, quien está entrando eres tú y no quien armó esa venta. Mejor que decidas viendo cuánto es.

Dos detalles: el aviso dura 12 horas (un ticket de anteayer ya no aparece), y si cierras sesión tú mismo o vacías el ticket, no se guarda nada — eso es una decisión tuya, no un accidente.

Me equivoqué al capturar — ¿cómo lo arreglo?

Cobro no te deja borrar ni editar un cobro que ya pasó, y es a propósito: un historial que se puede reescribir no sirve para comprobar nada, ni ante ti mismo ni ante Hacienda. Se corrige como en cualquier caja del mundo: con un movimiento nuevo que compensa al anterior. Queda el error, queda la corrección, y cualquiera puede seguir el hilo.

La regla de oro: el mismo día, antes del corte, todo es más fácil. Con la caja abierta, el esperado se recalcula solo; una vez cerrado el corte, el número queda congelado y la corrección se ve en el corte del día siguiente.

• Cobré en efectivo algo que fue con tarjeta (o al revés). El cajón tiene $350 de más en el papel que en la realidad. Dentro del corte, "＋ Registrar entrada o salida de fondo" → salida de $350 con el motivo escrito completo: *"corrección: membresía de María Betzabel fue con TARJETA, se capturó en efectivo"*. El esperado en cajón baja solo y ya cuadra. El desglose por método seguirá mostrando el error de captura — es la huella de lo que pasó, y por eso el motivo se escribe claro.
• Cobré de más o de menos. Igual: salida por lo que sobra, entrada por lo que falta, siempre con el motivo. Si le devolviste dinero al cliente, eso ES una salida.
• Registré un pago dos veces. Una salida por el monto duplicado, con el motivo diciendo cuál de los dos es el bueno.
• Di de alta al mismo socio dos veces. Eso no es dinero: usa el buscador (escribe pedazos del nombre, no hace falta el nombre completo) para encontrar el duplicado y déjalo sin usar. Si ya le cobraste a los dos, primero compensa el pago como arriba.

Lo que NO debes hacer: pedirle a alguien que "entre a la base de datos". Si un error se te salió de las manos —una semana operando en papel, un corte cerrado con un número imposible— escríbenos y lo vemos juntos; pero eso es una excepción con nombre y apellido, no la forma de trabajar.

• Antes de cerrar, confirma: la pantalla te anticipa "va a marcar sobrante/faltante $X" con ← Regresar para corregir un número mal tecleado — solo Confirmar cierre cierra en firme.
• Detalle del día: al cerrar (o desde Cortes en el menú, botón "Detalle" de cualquier corte pasado) — ventas por método, qué productos se vendieron, membresías cobradas con nombre, gastos con motivo, y la diferencia. Imprimir / guardar PDF con un toque: el navegador te da el PDF gratis.
• Pulso de hoy: visitas en vivo (recepción, kiosco QR y — cuando haya hardware — torniquete/huella vía la API), barras por hora y los números del día. Los ingresos del mes solo los ve el dueño/admin; el cajero no.

Socios (back office)

• ¿Vas a dar de alta a muchos de golpe? Usa "Dar de alta y seguir": guarda al socio y deja el formulario listo para el siguiente, conservando plan, monto y método. Es el atajo para precargar tu lista completa sin abrir el formulario una y otra vez.
• Tarjetas arriba: activos, por vencer (5 días), vencidos, visitas de hoy (los ingresos viven solo en el Dashboard — esta pantalla se abre con socios enfrente). Las tarjetas son filtros: toca "Por vencer" y la lista enseña solo a esos socios (perfecto para la ronda de cobranza); otro toque quita el filtro, y se combina con la búsqueda.
• La búsqueda encuentra por pedazos: "ga di" encuentra a "Gabriela Yocsy Diaz" — las palabras pueden ir en cualquier orden y no importa el nombre de en medio. Antes de dar de alta a alguien "que no aparece", busca por una sola palabra: casi siempre ya existe con el nombre más largo.
• Eliminar socio (en su ficha, solo dueño/admin): únicamente para duplicados sin historia — si el socio tiene pagos o compras, el sistema lo rechaza y lo correcto es desactivarlo (los registros de dinero no se borran jamás).
• ✎ Editar: en la ficha del socio, junto a su plan — corrige nombre, teléfono o la etiqueta del plan (¿nombre mal tecleado en el alta? aquí se cura). Cambiar el plan aquí solo cambia la etiqueta; cambiar de plan cobrando es Renovar, eligiendo el plan nuevo — el pago actualiza la etiqueta solo.
• ＋ Nuevo socio: nombre, teléfono y su plan del catálogo (obligatorio — así los reportes por plan no mezclan "Mensual" con "mensual"). Elegirlo llena monto y meses solos (el monto es ajustable). El primer pago es opcional — con monto y método el socio nace vigente; sin pago queda "sin vigencia". ¿Primera vez y sin planes? El alta te manda a Configuración → Planes de membresía — se crean una sola vez.
• Foto del socio: tómala con la cámara en el alta (o después, desde su ficha). La recepción la ve en la credencial, el semáforo y el splash de bienvenida — se acabó el préstamo de credenciales: la cara no se transfiere.
• Datos extra del alta: si tu gym pide CURP, nº de credencial, contacto de emergencia… defínelos una vez en Configuración y el alta los pregunta (siempre opcionales). Se ven en la ficha del socio y en su credencial de recepción.
• Renovar: registra el pago y extiende la vigencia N meses desde hoy o desde su vencimiento, lo que sea mayor (pagar antes no castiga). El plan se elige del catálogo (si el socio ya trae uno del catálogo, sale pre-elegido) y el plan pone precio y meses — si cambia de plan, su etiqueta se actualiza. También aquí puedes ⇄ dividir el cobro entre formas de pago; en el historial, la segunda parte aparece como "cobro dividido".
• ¿La membresía no empieza hoy? La opción plegada del alta cubre las dos direcciones. Fecha futura ("pago hoy, empiezo el 15"): el pago entra al corte de hoy y su mes corre desde esa fecha — hasta entonces el semáforo dice "por empezar" y no puede entrar; si llega antes, en Socios → su ficha → ▶ Empieza hoy su mes completo se recorre desde hoy. Fecha pasada (así se precarga un gimnasio que llega a Cobro): pon la fecha en que empezó — la vigencia se cuenta desde ese día, no desde hoy, y el pago queda registrado como histórico: no entra al corte de caja de hoy (ese dinero entró a tu caja cuando el socio pagó, no ahora) ni infla los ingresos del día. Puedes precargar a todos tus socios sin abrir la caja y el primer corte saldrá cuadrado. Este campo es solo del dueño o un admin — el cajero no puede fechar pagos en el pasado.
• Venta rápida a nombre del socio: en Recepción, con el socio abierto, la venta rápida trae la casilla "Cargar a [socio]" — así el agua o suplemento queda en su historial de compras.
• Clic en el nombre → historial de pagos, compras en el mostrador, últimas visitas, foto y datos extra. Cada socio muestra una barra de vigencia que se vacía al acercarse el vencimiento. Desactivar/Reactivar para bajas temporales.

Tu marca y tus reglas (Configuración)

• Logo: pega la URL de tu imagen — aparece en Check-in y en grande en el modo kiosco.
• Color: la paleta curada o "tu color" (selector libre) para el tono exacto de tu marca. Se aplica al instante en todas tus pantallas.
• Planes de membresía: tu lista de precios (Mensual $450, Estudiante $350, Visita $80…). Es el corazón del alta y la renovación: el plan siempre se elige de aquí y precarga monto y meses — créalos ANTES de dar de alta a tu primer socio (una sola vez, un minuto). Apagar un plan lo quita de la lista sin tocar a los socios que ya lo tienen.
• Datos del alta de socio: los campos extra que TU gym pide al registrar (CURP, nº de credencial…).
• Un gym no ve nada de comida: ni mesas, ni menú digital, ni pedidos en línea, ni horario/domicilio, ni estaciones de cocina, ni lealtad de consumo — solo lo suyo.

Credenciales con QR (Socios → Credencial) — plan Pro

• Cada socio tiene un código de 6 dígitos único; el botón abre su credencial con QR para imprimir o mandarle por WhatsApp como captura.
• El socio la presenta en recepción: se escanea con la cámara o se teclea el código.
• En el plan Gratis las credenciales y el kiosco no están (el check-in por búsqueda sí, completo). Los códigos no se pierden: al pasar a Pro reaparecen tal cual.

El portal del socio (Socios → Credencial → "Su portal") — plan Premium

Qué es: una página que es solo de ese socio. La abre en su celular y ve, sin instalar nada y sin contraseñas:

• Su vigencia: semáforo (activa / por vencer / vencida) y cuántos días le quedan.
• Sus visitas: cuántas lleva este mes, cuántas en total y las últimas 30 con día y hora.
• Sus pagos: fecha, monto, meses pagados y hasta cuándo lo dejaron.
• Su credencial: el código de 6 dígitos y su QR, listos para mostrar en recepción.

Cómo se lo das: entra a Socios → Credencial del socio y baja a "Su portal" → Obtener su enlace. Aparecen tres formas de entregarlo:

• Que escanee el QR con la cámara de su celular (lo más rápido en el mostrador).
• Copiar enlace y mandárselo por WhatsApp.
• Descargar QR para pegarlo donde quieras.

Para que no lo pierda: dentro de su portal, el socio ve un botón "Tener esto a la mano" que le explica —con las palabras de SU teléfono, iPhone o Android— cómo dejarse el ícono en la pantalla de inicio. Así lo abre de un toque al llegar, sin buscar el mensaje de WhatsApp. Vale la pena que se lo señales cuando le pases el enlace: el enlace es su única llave, y si lo pierde tiene que pedirte otro (tú se lo generas de nuevo en un segundo con "Generar uno nuevo").

Lo que tienes que saber (importante): *cualquiera que tenga ese enlace ve esos datos* — dáselo solo al socio. Si lo perdió, si cambió de celular o si lo compartió con alguien más, toca "Generar uno nuevo": el anterior deja de funcionar al instante. Y si das de baja al socio, su página se apaga sola (al reactivarlo vuelve a servir con el mismo enlace).

Por qué le sirve a tu gimnasio: el socio deja de preguntar "¿cuándo se me vence?" en la ventanilla, y ve venir su vencimiento — que es justo cuando renueva.

Check-in (recepción)

• Tres formas de registrar la entrada:

1. Escanear credencial QR con la cámara de la tablet/celular (Chrome/Android) — *plan Pro*.

2. Teclear el código de 6 dígitos y Enter — *plan Pro*.

3. Buscar por nombre o teléfono → clic en el socio — *todos los planes, incluido Gratis*.

• Semáforo gigante: verde vigente, ámbar vence en ≤5 días (recuérdale renovar), rojo vencido/sin membresía — en rojo la visita NO se registra: primero se cobra. El semáforo rojo trae el botón "Cobrar renovación" ahí mismo; al cobrar, el check-in pasa solo y el semáforo se pone verde (rechazo → cobro → entra, sin cambiar de pantalla). Si el socio tiene foto, aparece en el semáforo — compara la cara de un vistazo. El mismo QR no registra dos veces en 6 segundos.
• Modo kiosco: pantalla completa con TU logo y nombre — para dejar la tablet en la entrada y que el socio se registre solo. Se sale con el botón discreto de abajo.
• Abajo, la lista de visitas de hoy con hora.

Check-in por huella (lector U.are.U 4500)

El socio pone el dedo y entra solo — el sistema lo identifica sin buscarlo ni escanear nada.

Qué necesitas (se hace UNA vez, en la computadora Windows del mostrador — la misma donde abres Recepción o Check-in en Chrome):

1. Conecta el lector DigitalPersona U.are.U 4500 a un puerto USB — directo en la computadora, no en un multipuerto (hub) ni en el panel de enfrente: esos a veces no dan corriente suficiente.

1. Instala el DRIVER del lector. Este paso es aparte del programa del punto 3 y hace falta casi siempre — el programa del punto 3 conecta la página con el lector, pero el *driver* es lo que hace que Windows reconozca el aparato. Sin él no pasa nada.

Cómo saber si te falta (revísalo antes de instalar nada): con el lector conectado abre el Administrador de dispositivos (clic derecho en el botón de Inicio → *Administrador de dispositivos*) y busca *DigitalPersona*, *U.are.U* o *Biometric*.

- Si aparece con un triángulo amarillo o como "Dispositivo desconocido" → te falta el driver, sigue aquí.

- Si aparece limpio dentro de *Dispositivos biométricos* → ya lo tienes, salta al punto 3.

Otra señal, sin abrir nada: si al conectarlo la luz roja prende un momento y se apaga, es esto. Cuando el driver está puesto, la luz se queda encendida.

Cómo instalarlo:

- Primero, lo gratis y rápido: Windows Update → Buscar actualizaciones → Actualizaciones opcionales. A veces aparece ahí como *DigitalPersona* o *HID* y con eso basta.

- Si no aparece (pasa seguido), descárgalo del sitio de HID: https://www.hidglobal.com/ → busca "U.are.U 4500 driver". En su página verás dos drivers: uno "non-WBF" y uno "WBF / Windows Hello". Baja el "non-WBF" — es el que funciona con Cobro (probado en campo). El de "WBF/Hello" es para desbloquear Windows con el dedo, y si lo instalas Windows se adueña del lector y Cobro ya no lo alcanza.

- Reinicia la computadora al terminar y vuelve a revisar el Administrador de dispositivos: el triángulo amarillo debe haber desaparecido.

1. Instala el "HID Authentication Device Client" (gratis) — es el programita que le permite a la página web hablar con el lector:

- Descárgalo de: https://digitalpersona.hidglobal.com/lite-client/

- Ahí verás DOS archivos que hacen lo mismo: uno que termina en .msi y otro en .exe. Baja el .msi. Los dos instalan el programa; el .msi es el que después se quita limpio desde *Panel de control → Programas*, sin dejar cosas sueltas. Eso importa sobre todo si la computadora no es tuya.

- Ábrelo, acepta y deja que termine. No abre ninguna ventana ni pide configuración — corre solito de fondo.

- Si el .msi te da error diciendo que le falta algo para instalarse: ahí sí baja el .exe y ábrelo. Ese trae de pilón las piezas que Windows necesitaba. Es el plan B, no el primero.

1. Reinicia la computadora (o al menos cierra y vuelve a abrir Chrome). Si instalaste el programa del punto 3 antes que el driver del punto 2 (pasa seguido), el reinicio completo es obligatorio: ese programa busca lectores al arrancar Windows, y si arrancó sin driver se quedó convencido de que no hay ninguno.
2. Entra a Recepción o Check-in: si todo quedó bien, arriba aparece "Lector listo".

Solo funciona con el navegador Chrome (o Edge) en Windows — no en tablet Android ni en Mac. Si después de los 5 pasos sigue sin aparecer "Lector listo", vuelve al punto 2: el 90% de las veces es el driver.

Energía de Windows (si el lector "muere" a la media hora): Windows suspende el USB para ahorrar luz y el lector se queda con la luz prendida pero sordo. En Configuración → Sistema → Energía: pantalla puede apagarse, pero el equipo en "Suspender: nunca". Y la suspensión selectiva de USB deshabilitada — el camino rápido: Inicio → escribe cmd → clic derecho → *Ejecutar como administrador* → pega estas dos líneas (una y luego la otra):

```

powercfg /setacvalueindex scheme_current 2a737441-1930-4402-8d77-b2bebba308a3 48e6b7a6-50f5-4782-a5d4-53bb8f07e226 0

powercfg /setactive scheme_current

```

(Los códigos largos son los identificadores fijos de Windows para ese ajuste — son iguales en cualquier PC.) El camino de clicks: Inicio → escribe *"Editar plan de energía"* → *Cambiar la configuración avanzada de energía* → Configuración de USB → Suspensión selectiva → Deshabilitada. Y el remate: *Administrador de dispositivos → Controladoras de bus serie universal* → en cada Concentrador raíz USB → pestaña *Administración de energía* → desmarcar "Permitir que el equipo apague este dispositivo". Cobro además revisa la conexión cada 45 segundos y se reengancha solo cuando el lector despierta, y mantiene la pantalla despierta mientras Recepción o Check-in estén abiertos (el kiosco siempre) — pero el bloqueo manual (Win+L) y la suspensión del USB siguen mandando, así que estos ajustes de Windows no son opcionales.

Una pantalla a la vez: el lector lo usa una sola pestaña del navegador. Si tienes Check-in abierto en una pestaña y Recepción en otra, la segunda dirá "sin lector" aunque todo esté bien. Deja abierta solo la pantalla donde lo vas a usar y recárgala (F5).

Primero enciéndelo: el lector es hardware que se compra, así que Cobro nace sin él. Ve a Configuración → "Mi gimnasio usa lector de huellas" y actívalo. Mientras esté apagado, el botón no aparece en ningún lado y tus socios entran por búsqueda, código o QR como siempre — así nadie pica un botón que no puede funcionar.

Registrar la huella de un socio (una sola vez): en Recepción abre la credencial del socio y toca Registrar huella (si ya tiene, dirá Actualizar huella), o en Socios entra a su ficha — mismo botón. Pídele que ponga el mismo dedo hasta 3 veces (cada toma mejora el reconocimiento) y guarda. Pide su permiso: la huella es un dato personal sensible; al guardar queda constancia de que el socio autorizó usarla para el control de acceso.

Entrar con la huella: en Recepción o Check-in (también en modo kiosco), cuando el lector está conectado aparece "Lector listo" — y si el gimnasio declaró tener lector pero no responde, verás "Sin lector" en ámbar para arreglarlo antes de que se haga fila. El socio pone el dedo y listo: si está al corriente, entra con su splash de bienvenida (con su foto); si está vencido, sale el rojo para cobrar la renovación — las mismas reglas que el check-in normal (un dedo no salta la vigencia). El mismo dedo dos veces seguidas cuenta una sola visita. En Recepción, además, el dedo abre la credencial del socio: venderle un agua o renovarlo queda a un toque.

Borrar la huella: en la ficha del socio (Socios), botón Borrar huella — por si retira su permiso o se registró el dedo equivocado.

Guardamos la plantilla matemática de la huella, nunca la imagen del dedo, y cada gimnasio solo puede identificar a SUS socios. El lector es del plan Pro (igual que las credenciales QR). ¿Otro lector (ZKTeco y similares)? Requiere su propio puente — escríbenos.

Dinero del gym

• Las membresías cobradas en efectivo entran al corte de caja: el modal de corte del POS muestra la línea "Membresías efectivo · n" y el esperado en cajón las incluye.
• El mostrador (aguas, suplementos, pases) se vende con el POS normal — catálogo, cortes y reportes idénticos al restaurante.
• Gastos y retiros desde la caja de Recepción: ¿pagaste el garrafón o retiraste efectivo del cajón? Regístralo en el momento desde el modal de caja, con su motivo — el corte los descuenta del esperado y los pinta como renglón, no como "faltante misterioso". ¿Te equivocaste en un movimiento? El historial de dinero no se edita: registra el contra-movimiento (la entrada o salida opuesta) con su motivo.
• El detalle del corte se imprime: en el modal de caja, "ver detalle del día" te enseña productos vendidos, membresías con nombre y gastos con motivo — también con el turno todavía abierto, para revisar antes de cerrar. El botón de imprimir usa el diálogo del navegador: "Guardar como PDF" y ya tienes el respaldo del día.
• Antes de cerrar, la caja te avisa: si lo contado va a marcar faltante o sobrante, el corte te lo dice en pesos y te deja regresar a recontar — cerrar es decisión tuya, no un accidente.
• Cada alta/renovación queda en la bitácora anti-fraude con monto y quién lo cobró.